Tag den vigtige samtale

Som leder vil det indimellem være din opgave at varetage vanskelige samtaler
med dine medarbejdere. De vigtige samtaler er uundgåelige i enhver organisation.
Derfor er det vigtigt at have praktiske redskaber til at håndtere samtaler om fx 
forventninger, forskelligheder, opførsel, trivsel og performance. Her får du 3 klare
anvisninger til at tackle den vigtige samtale.
​​​​​​​ 

Overvejelser før den vigtige samtale

Find dit eget ståsted

Det er vigtigt, at du kender dit eget ståsted, inden samtalen afholdes. Find dig til rette med dine følelser. Så mindsker du risikoen for, at du lader dig farve eller rive med af vrede eller skuffelse over en vanskelig situation.  


Hav fokus på det resultat, du ønsker at opnå

Gør dig klart, hvad der skal komme ud af samtalen. Det kan fx være, du vil have et konkret tiltag gennemført, som en ændret arbejdsgang, men det kan også være et mere abstrakt tiltag, som at etablere en bedre dialog. Jo klarere, du kan definere, hvad du vil opnå, desto lettere vil du have ved at forberede dig til samtalen.

Lyt med her

Klik og få de gode råd om den vigtige samtale

Forbered dig til den vigtige samtale

Forbered dig. Øv dig.

Det er vigtigt at få en god forståelse af grundlaget for samtalen. Måske har du relevant data, du kan se på. Du kan også lytte til andre medarbejdere, der kan have væsentlig indsigt i sagens natur. Og så er det vigtigt at øve sig. Det kan selvfølgelig være vanskeligt at fuldføre 1:1 i praksis. Men det er en stor hjælp at sige de ting højt, du gerne vil have tydeliggjort under samtalen. Bed fx en du stoler på – evt. fra dit netværk – om at lytte og bidrage til forberedelsen. 

Sæt et tidspunktet for samtalen   

Det er vigtigt, at du vælger det rette tidspunkt for den vigtige samtale. Du bør fx undgå dage, hvor både du og medarbejderen har kritiske opgaver for hånden, der kan påvirke jeres tilgang til samtalen. Når det så er sagt, så findes det perfekte tidspunkt næppe. Få sat en dato og et tidspunkt, og kom videre i din planlægning. 

Find det rigtige sted til samtalen

Rammerne er lige så vigtige som timingen. De kan nemlig påvirke dit budskab. Det kan fx være i overkanten at bruge kantinen, hvis samtalen er personlig, eller I kun er to. Overvej, om samtalen kan klares stående eller om I skal sidde ned. Er samtalen meget kritisk, kan du overveje, om den skal foregå et andet sted end i virksomheden.

Vurder hvor meget du vil tale og lytte

Det er formentlig dig, der har indkaldt, og derfor også naturligt at du tager ordet, og sætter en dagsorden. Hvor meget du vil tale kontra lytte, afhænger derefter af grundlaget for mødet. Det er fx oplagt, at du giver din medarbejder plads til at udlægge sin sag, hvis samtalen drejer sig om en intern konflikt.    

Afklar feedback-krav på forhånd

Afklar på forhånd, om det er nødvendigt med opfølgning efter samtalen. Det kan sikre fremgang under mødet og medvirke til at afslutte mødet naturligt: "Jeg sender dig en mail med de punkter, vi har aftalt.", eller "Så er den sag begravet, lad os komme videre og starte på en frisk." 

Når du afholder den vigtige samtale

Hold dig til målet og fokuser på de vigtige ting

Husk formålet med mødet. Skriv det gerne ned på din blok, så du har et sted at vende blik og fokus hen, hvis grunden skulle gynge. Det er vigtigt, at du holder kursen: Hvis medarbejderen fx ændrer emne, skal du styre samtalen tilbage, så mødet bliver fyldestgørende, og I undgår at skulle samle en evt. ubekvem tråd op senere.   

Vær klar og tydelig i din indledning

Selve indledningen sætter tonen for samtalen, så her er det vigtigt, at du kridter banen ordentligt op. Det behøver ikke være en lang smøre, to sætninger kan være rigeligt: "Vi skal lave klare procedurer for eksterne samarbejder. De havner på for mange borde, og det forhaler eksekveringen af vores projekter." Sørg for en præcis åbning. Det gør det nemmere for dig at holde øjnene på bolden undervejs.

Vær omsorgsfuld, men professionel

Når mødet er kommet godt fra start, er det vigtigt, at du lader medarbejderen komme til orde. Vis, at du lytter og giv plads, hvis medarbejderen udtrykker vrede eller frustration. Hør, hvad der bliver sagt og notér punkterne, så du udviser aktivt engagement. Husk dog hele tiden, hvorfor I er der: Øjnene på bolden.

Afslut mødet ved at opsummere

Din afslutning kan være udslagsgivende for din medarbejders oplevelse af mødet. Vis, at I er kommet hele vejen rundt. Gentag gerne de pointer, du på forhånd ville igennem med og oprids for medarbejderen, de ting der skal gås videre med. Hvis der er opfølgning på samtalen, så fremhæv hvordan og hvornår denne kommer: Fx via mail eller endnu en samtale næste måned.   

Find mere inspiration til god ledelse

Sæt mål for dine medarbejdere

Motiver dine medarbejdere

Anbefalinger for god ejerledelse

Vil du have mere inspiration? Vi har udviklet 12 anbefalinger for god ejerledelse. De er lavet i samarbejde mellem forskere, rådgivere og ejerledere. Tag dem til dig og brug dem aktivt – de kan styrke ledelsen i din virksomhed.

Læs her og download her.

Workshops med Center for Ejerledede Virksomheder

Center for Ejerledede Virksomheder forsker i ejerledelse og danske ejerledede virksomheder. Vi vil rigtig gerne dele vores viden og anvendelsesorienterede værktøjer med ejerledere og deres rådgivere. Faktisk er det vores fornemmeste pligt. Derfor tilbyder vi at komme ud og afholde workshops, der tager afsæt i den viden og de redskaber, vores forskning har kastet af sig. Læs mere her og skriv her, hvis vi skal komme ud til din virksomhed. 


Har du prøvet vores værktøjer?

De kan hjælpe dig med at styrke ledelsen i din virksomhed

EJERSTRATEGIKORTET

Benyt Ejerstrategikortet til at få indsigt i, hvilke strategiske overvejelser, du kan gøre dig for at vælge den langsigtede ejer- og ledelsesstruktur, der passer netop din virksomhed.

STRATEGITRAPPEN

Kom godt i gang og sikkert i mål med det strategiske arbejde.
Prøv Strategitrappen med det samme og få indsigt og overblik, uanset hvor du er i processen

INVESTERINGSVÆRKTØJET

Prøv Investeringsværktøjet og få en anbefaling til, hvad du især skal være opmærksom på, når du investerer. Værktøjet bygger på 3.200 ejerlederes investeringserfaringer.

Skriv dig op til vores nyhedsbrev

Vi udgiver Danmarks mest vedkommende og veloplagte nyhedsbrev om ejerledelse.
Skriv dig op herunder og glæd dig til vi lander i din indbakke. 

Ejerlederen

Alt indhold © Center for Ejerledede Virksomheder 2021. Alt data er ophavsrettighedsbeskyttet og må ikke anvendes uden aftale med forskerne bag projektet.

Hvis du har spørgsmål til siden eller projektet, eller er interesseret i at anvende data på siden, er du velkommen til at kontakte PhD og leder af Ejerlederen 
​​​​​​​Ellen Mølgaard Korsager

Nyhedsbrev

Må vi være i din indbakke?

Skriv dig op til at modtage Danmarks mest relevante nyhedsbrev om ejerledelse.


Samarbejde

Ejerlederen er et samarbejde mellem

Center for Ejerledede Virksomheder på CBS

Industriens Fond